Facturas Especiales, ¿qué son y qué características deben de tener?

Las facturas especiales son facturas emitidas directamente para nosotros mismos con el objetivo de deducirnos el impuesto y los costos porque por la naturaleza de la actividad u otra circunstancia de la otra parte no se encuentre obligado a emitir una factura de la transacción.

Por ejemplo, imagina que vas a una tienda y, cuando compras algo, te dan un recibo o factura que demuestra que pagaste. Esa factura es importante porque muestra cuánto pagaste y, a veces, cuánto de ese pago es por un impuesto que va al gobierno. Pero, ¿qué pasa si compras algo y la persona que te lo vende no te da una factura regular porque no tiene la obligación de ello? Ahí es donde entra la «factura especial».

¿Para qué sirve?

Para que empresas y negocios puedan deducir los gastos y reflejar el impuesto determinado en su contabilidad, siempre y cuando la factura especial se encuentre autorizada por la SAT.

La «factura especial» es como un recibo especial que te da el derecho de decir: «Compré esto y aquí está la prueba». Es un papel importante que el gobierno reconoce y dice que está bien usarlo en esos casos donde no te dan una factura normal.

¿Qué características tiene una factura especial?

Si debes de emitir una factura especial, hay algunas reglas que debes seguir:

No facturas entre contribuyentes del IVA

Si ambas partes (tú y la persona o empresa a la que le compras) se encuentra dentro del IVA general, no se debe usar una factura especial entre ustedes.

Básicamente, estas facturas especiales no son para transacciones entre empresas que ya manejan este tipo de impuesto, en el cuál cada empresa se encuentra totalmente obligada a emitir facturas con gasto e impuesto deducible.

Cuidado con operaciones habituales entre individuos

Tampoco se pueden usar estas facturas para compras normales y repetidas entre personas individuales (como tú y un amigo, por ejemplo).

Pero hay una excepción, ya que si intentas comprar algo y la persona se niega a darte una factura normal, puedes usar una factura especial, siempre y cuando lo indiques en la factura, ten en cuenta que el impuesto de la factura especial tiene su propio método de declaración.

Retener el ISR correctamente

Cuando emites una factura especial, debes de tener conocimiento del ISR que debes retener por ley.

Piensa en esto como una especie de «descuento» que haces y que luego enviarás al gobierno. El cálculo de cuánto retener es muy sencillo:

• Se aplica un 5% sobre el monto total de la compra hasta Q.30,000.00.
• Se aplica un 7% sobre el monto total de la compra desde Q.30,001.00.

Por ejemplo, si compraste algo por Q.40,000.00, retendrías 5% de Q.30,000.00 y 7% del resto (Q.10,000.00).

Calcular el impuesto de una factura especial

Cuando usas una factura especial, tú mismo debes calcular esos impuestos y deducirlos en la factura, luego, tienes que pagar esos impuestos mediante el formulario correspondiente en Declaraguate, tanto el IVA, cómo el retención de ISR.

Para el ISR (Impuesto Sobre la Renta) debes pagar en los primeros 10 días del mes siguiente de la fecha de la factura y para el IVA debes de pagar en el mes siguiente a tu compra.

Ejemplo para realizar una factura especial

Un persona autorizada por la SAT no nos emite una factura según la ley del IVA, por lo que debemos de hacer una factura especial para deducirnos el gasto y el impuesto.

Esa persona nos vende Aguacates por valor de Q20.000.00, por lo que primero vamos a calcular el IVA que podemos deducirnos.

Tenemos que dividir el total por 1,12 para sacar la base imponible, por lo que Q20.000.00 / 1,12 nos da un resultado de Q17.857.14.

Si a los Q20.000.00 le restamos los Q17.857.14 nos da un resultado de Q2.142.86 que es el IVA que nos podemos deducir y debemos desglosar en la factura especial, que es el 12% de IVA general según al régimen que estamos inscritos.

Ahora según la ley debemos de retener un ISR del 5% al ser un valor de menos de Q30.000.00.

Este porcentaje se aplica a la base imponible, por lo que tenemos que multiplicar Q17.857.14 x 5% y nos da un resultado de Q892.85, que es el importe que tenemos que retener por concepto de ISR.

Por lo que la factura especial quedaría de la siguiente manera:

• Base imponible: Q17.857.14
• IVA desglosado: Q2.142.86
• ISR retenido: Q892.85
• Total: Q19.107.15

Por lo que al proveedor le tenemos que pagar Q16.964.29 y posteriormente ingresar a la SAT la retención de ISR por un valor de Q892.85 y el IVA generado por valor de Q2.142.86 mediante el formulario SAT-2085: IVA facturas especiales.

¿Qué necesitas saber sobre las facturas especiales?

• Indicar el impuesto retenido:
  • Cuando emites una factura especial, debes mostrar claramente cuánto impuesto has retenido, dentro de la factura aparecerá el concepto del impuesto perfectamente especificado. Es como si estuvieras diciendo: «Este es el monto que voy a enviar al gobierno».
• Cantidad de copias:
  • Siempre que emitas una factura especial, debes hacer, al menos, dos versiones: una original y una copia. Tú, como quien emite la factura, debes quedarte con la original. La copia es para la persona o empresa que te vendió algo o te dio un servicio.
• Detalles específicos en la factura:
  • Según el Artículo 30 de la ley de IVA, tu factura especial necesita tener datos obligatorios. Aquí te desgloso cuáles son:
    • Tipo de Documento: Debes escribir claramente «Factura Especial».
    • Serie y Número: Como una identificación única para la factura.
    • Información del Emisor: Si eres una persona individual, necesitas poner tu nombre completo y, si tienes, el nombre de tu negocio. Si representas a una empresa o entidad, debes poner el nombre oficial de la empresa y el nombre comercial.
    • Dirección: La dirección oficial de tu negocio o donde pagas tus impuestos.
    • Fecha: El día exacto en que emitiste la factura.
    • Número de Identificación Personal (DPI) o NIT: Es como tu identificación oficial.
    • Descripción: Qué compraste o qué servicio te dieron.
    • Precio y Detalles de Impuesto: Cuánto pagaste y cómo calculaste el impuesto.

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